こんにちは。年度末に向けて終日Figmaとの格闘の日々を過ごしている木曽原です。
すっかり日本人のデフォルトコミュニケーションツールとなった感のあるLINE。クライアントとの様々なやり取りでも、複数人でLINEグループを作成したりして使うことが増えて来ました。
クライアントとの連絡にLINEを活用するのは、レスポンスの速さや距離の近さが魅力ですが、一方で「プライベートとの混同」や「言った言わないのトラブル」という落とし穴もあります。
今回はLINEでクライアントとやり取りする際に気をつけていることを書きたいと思います。
個人的に気をつけていること
友達とのやり取り感覚にならないようにする
一番、気をつけていることはこれですね。例えば、友達にご飯を誘われたとして、既読にしたけど、返事を忘れたなどのことはよくある事だと思います。友達であれば、「ごめん、忙しくて忘れちゃった」でも大きな問題にならないかもしれませんが、これをクライアントとのやり取りで繰り返すと、信頼関係が崩れてしまうのは容易に想像できますよね。
情報が小出しにならないようする
チャット形式だと「あ、それと」「あとこれも」と細切れになりがちです。相手の通知を鳴らしすぎないよう、なるべく1つのメッセージにまとめるべきだと思いますし、メッセージが細切れになると、どれが決定事項なのか分からなくなり、結局、電話してしまうこともあります。
請求書や見積もりはメールや他のツールを使う
LINEで送られた画像やファイルの保存には期限があります。よって、数カ月前に送られてきた見積もりを見返そうと思っても、保存期間が切れて閲覧不可となります。これ、過去に何度もやらかしてからは、そういった残しておくべき書類関係はメールで送っていただくようにしています。
まとめ
個人的な意見ですが、「仕事が出来るな」とか「プロフェッショナルだな」と思う人はもれなく返信が早いし、忘れるようなことは皆無です。
また、よく「次回は忘れないないようにします」との言葉を耳にしますが、忘れた原因を考えもしなければ、対策もしない状態だと何の説得力もないのではないでしょうか？
個人的には同じ業界同士のやり取りはSlack一択ではないかと思います。
次回のENGAWA SALONは2月28日に開催
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